T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Bitlis Sağlık Müdürlüğü Ahlat Devlet Hastanesi

T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Bitlis Sağlık Müdürlüğü Ahlat Devlet Hastanesi

Facebook Twitter Google Plus Linkedin

İnsan Kaynakları Prosedürü

Güncelleme Tarihi: 08/02/2021



AMAÇ: Ahlat Devlet Hastanesi’nin insan kaynaklarının en iyi şekilde yönetilmesi için işleyişin belirlenmesini sağlamak.

KAPSAM: Ahlat Devlet Hastanesi’nin bütün çalışanlarını kapsar.
KISALTMALAR:

ÇKYS: Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi
İKYS: İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi
HBYS: Hastane Bilgi Yönetim Sistemi
EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemi
MEB: Milli Eğitim Bakanlığı
KPSS: Kamu Personeli Seçme Sınavı
PBS: Personel Bilgi Sistemi
PDC: Personel Dağılım Cetveli
PDKS: Personel Devam Kontrol Sistemi
GİHS: Genel İdari Hizmetler Sınıfı
THS: Teknik Hizmetler Sınıfı
YHS: Yardımcı Hizmetler Sınıfı
KHK: Kanun Hükmünde Kararname
DÖF: Düzeltici Önleyici Faaliyet

TANIMLAR:
İnsan Kaynakları: İnsan kaynağı bir şirketin/kurumun tüm çalışanlarının, bilgi, deneyim, yetenek, karakter ve performanslarıyla beraber ortaya koydukları tüm işlerin toplamıdır.
Personel Dağılım Cetveli: Sağlık Bakanlığı Taşra Teşkilatında iller ve birimler itibarı ile sağlık ve yardımcı sağlık hizmetleri sınıfında çalışacak mevcut personelin unvan ve branşlara göre sayısını belirlemeye yönelik planlama çalışmasıdır.

SORUMLULAR:
 Başhekim
 Başhekim Yardımcısı
 İdari ve Mali Hizmetler Müdürü ve Yardımcısı
 Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürü
 İnsan Kaynakları Birim Sorumlusu

FAALİYET AKIŞI

1. İnsan Kaynakları Politikası
1.1.İnsan Kaynaklarının Temel Görevleri
2. İnsan Kaynaklarının İhtiyacının Belirlenmesi Süreci
3. İstihdam Süreci ve Görev Tanımlarının Belirlenmesi
4. İşe Alımında Aranacak Şartlar
5. Personel İşe Başlayış ve İşten Ayrılış Süreci
6. Personel Özlük Dosyası
6.1. Personel Özlük Dosyasında olması gereken belgeler
7. Eğitim Süreci
8. Personel İzin Kullanma Süreci
8.1.657 Sayılı Kanuna Tabi Personelin İzin Kullanma Süreci
8.2.Sürekli İşçilerin İzin Süreci
9. Çalışma Esasları
10. Kıyafet Tanımları
11. Çalışan Sağlığı ve Güvenliği Süreci
12. Kariyer Geliştirme, Planlama ve Yönetim Süreci
13. Çalışan Memnuniyeti

Uygulanan Standartlar

1.İnsan Kaynakları Politikası
İnsan kaynakları politikamız, mutlu çalışanlarla hizmetin sürekliliğini sağlamaktır.

1.1.İnsan Kaynaklarının Temel Görevleri:

 Yürütülecek görevlere uygun personelin nitelik ve sayı verilerinin doğruluğunu, güncelliğini sağlamak, gerektiğinde üst yönetime sunmak,

 Yönetmelikler ve mevzuatlarda belirlendiği şekilde, mevcut mesleklere uygun görev tanımlarını yazılmasını sağlamak ve personel işlemlerini yasal mevzuata uygun olarak yürütmektir.

 Personelin verimliliğini artırmak amacıyla sosyal ve kültürel gereksinimlerinin karşılanarak kuruma bağlılığını pekiştirecek ve çalışmayı özendirici hale getirecek “kurum kültürü ve bilinci” oluşmasını sağlamak.

 Personelin verimliliğini ve memnuniyetini arttırmak konusunda hastane yönetimi ve çalışanlar arasında köprü olmak.

2. İnsan Kaynakları İhtiyacının Belirlenmesi Süreci

 657 sayılı kanuna tabi personel Sağlık Bakanlığının standart kadro planlaması ve PDC sınırlaması çerçevesinde sağlanır. Bu kapsamda yılda iki defa Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğü İnsan Gücü Planlama Daire Başkanlığı tarafından resmi yazı ile istenen personel ihtiyacı, Hastane Yönetimi ile mevcut durum ve PDC oranları değerlendirilerek belirlenir ve talepte bulunulur.

3.İstihdam Süreci ve Görev Tanımlarının Belirlenmesi


 Hastane yönetimi tarafından; hasta, hasta yakını ve ziyaretçilere, dil, ırk, cinsiyet, siyasal düşünce, din ve mezhep ayrımı gözetmeksizin 24 saat kesintisiz hizmet verebilecek uygun kadro oluşturulur.

 İnsan Kaynakları Politikamız doğrultusunda; hastanemizin birimlerinin personel ihtiyacı ve kurum içi iletişim gibi konuları organize etmek amacıyla insan kaynakları yönetimine yönelik çalışmaları yürütecek, İnsan Kaynakları Sorumlusu ve Yardımcısı belirlenmiştir.

 663 sayılı KHK‟ya göre çalışan sözleşmeli idarecilerin görev tanımları; Türkiye Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğü Taşra teşkilatı Çalışma Usul ve Esasları hakkında Yönerge ve Türkiye Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğü Disiplin Yönetmeliği dikkate alınarak hazırlanır.

 Sağlık personelinin görev tanımları; Sağlık Meslek Mensupları İle Sağlık Hizmetlerinde Çalışan Diğer Meslek Mensuplarının İş ve Görev Tanımlarına Dair Yönetmelik, Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği ve mesleki rehber ve yönetmeliklere göre hazırlanır.

 GİHS, THS ve YHS‟nın görev tanımları 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununa göre hazırlanır.

 Çalışanların görev yeri; personel temin planı verileri doğrultusunda mevcut durum tespit edilerek; ayrıca personelin isteği ve bireysel özellikleri de göz önünde bulundurularak belirlenir, Başhekimin onayı ile uygulanır.

 İdari ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne bağlı mevcut personelin istihdamı; personel temin planında belirlenen mevcut durum göz önünde bulundurularak planlanır, Başhekim onayı ile uygulanır.

 Sürekli işçilerin istihdamı; Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürlüğü, İdari ve Mali Hizmetler Müdürlüğü ve ekip sorumluları ile koordineli olarak planlanır, Başhekimin onayı ile uygulanır.

 Birim değiştirmek isteyen çalışan sözlü ya da yazılı olarak bağlı olduğu idareciye başvurur.

4.İşe Alınmada Aranacak Şartlar

 Kamu Görevlerine İlk Defa Atanacaklar İçin Yapılacak Sınavlar Hakkında Genel Yönetmelik uyarınca KPSS yoluyla alınacak personelin sayı, unvan, nitelik ve mezun oldukları okulları bildiren kriterler Sağlık Bakanlığı tarafından belirlenir.

5.Personelin İşe Başlayış ve Ayrılış Süreci

 Sürekli işçilerin işe başlayış ve işten ayrılış süreci 4857 sayılı İş Kanununa göre yürütülür.

 657 sayılı kanuna tabi çalışanların işe başlayış ve işten ayrılış süreci Sağlık Bakanlığı Atama ve Nakil Yönetmeliğine göre yürütülür.

 İşe başlayış işlemleri tamamlanan personel; oryantasyon ve uyum eğitimi için eğitim birimine, sağlık taraması ve yapılması gereken tetkikler için iş sağlığı ve güvenliği birimine yönlendirilir.

6.Personel Özlük Dosyası

 Özlük dosyalarının tutulması ve muhafazasında özel hayatın gizliliği ilkesine riayet edilir.

 Özlük dosyası içeriği hakkında soruşturma ve kovuşturmaya yetkili merciler dışındakilere açıklama yapılamaz, bilgi verilemez. Ayrıca kişinin rızası olmaksızın özlük dosyasındaki bilgiler ve kayıtlar esas alınarak kişi hakkında yayında bulunulamaz.

6.1. Personel Özlük Dosyasında olması gereken belgeler şunlardır;

 Atamaya ilişkin belgeler ve 3 adet fotoğraf.

 Öğrenim durumu, bildiği yabancı diller ve derecesi, yaptığı lisansüstü eğitim-staj ve incelemeleri ile ilgili belgeler, katıldığı her türlü eğitim faaliyetine ilişkin belgeler, kendisi tarafından verilen yayın ve eserlerine ilişkin bilgiler. (İlk defa atanan memurdan öğrenim durumu belgelemek için diploması istenir, tayin gelen memurun geldiği kurumdan aldığı atama nakil belgesi öğrenim durumunu belgelemek için yeterlidir.)

 Personelin kullandığı izinlere ilişkin belgeler.

 Personel hakkında verilen disiplin cezaları, yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örnekleri, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler

 Personelin bakmakla yükümlü olduğu kişilere ilişkin bildirimler, mal beyannameleri ile sendika üyeliğine ilişkin belgeler.

 Memurun adaylık ve asli memurluğa atanmasına ilişkin belgeler, derece ve kademe ilerlemeleri, sınıf, yer, unvan, görev değişiklikleri ile ilgili belgeler, geçici görevlendirilmesine ilişkin belgeler.

 Ödül, başarı ve üstün başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler.

 Askerlik durumu, mecburi hizmet yükümlülüğü ve özürlülük durumuna ilişkin belgeler ile yukarıdaki bölümler kapsamına girmeyen memurun hizmet durumuna ilişkin diğer mesleki bilgi ve belgeler saklanır.

 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 4/B maddesine göre istihdam edilen personelin personel bilgi dosyasında; sözleşmeler ve sözleşme feshi ve hizmete yönelik diğer belgeler tutulur.

 Personele ait inceleme, soruşturma ve denetim raporları 664 nolu İnceleme Dosyasında saklanmaktadır.

7.Eğitim Süreci

 Hastanemiz Eğitim Politikası doğrultusunda; işe yeni başlayan personelin oryantasyon süreci ve stajyer öğrenciler de dahil hastanemizde hizmet veren tüm personelin eğitim süreci, Eğitim Birimi tarafından Eğitim Prosedürüne göre yürütülmektedir.

8.Personelin İzin Kullanma Süreci

 Tüm izinler, hastane İKYS‟ne işlenir ve Sağlık Bakanlığı ÇKYS‟ne işlenir. İki nüsha olan izin formunun bir nüshası çalışana verilir, bir nüshası çalışanın özlük dosyasına konulur.

 Ücretsiz izinler için çalışan; insan kaynakları ve evrak kayıt birimine, Başhekimlik Makamına yazılmış dilekçesi ile müracaat eder.

8.1.657 Sayılı Kanuna Tabi Personelin İzin Kullanma Süreci

 657 Sayılı Kanuna tabi çalışanların izinleri, Sağlık Bakanlığı’nın belirlemiş olduğu İzin Yönergesine göre kullandırılır.

8.2.Sürekli İşçilerin İzin Süreci

 Sürekli işçilerin izin süreci 4857 Sayılı İş Kanuna göre yürütülür.

9.Çalışma Esasları

 Yataklı Tedavi Kurumlarında çeşitli hizmetlerin uygulama esasları Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliğince belirlenmiştir.

 Yataklı tedavi kurumlarında çalışmalar günün 24 saatinde kesintisiz devam eder.

 Normal mesai saatleri dışındaki hizmetler, acil vakaların muayene ve tedavisini acil ameliyat ve müdahalelerin yapılmasını ve yatmakta olan hastaların bakımlarının devamını kapsar.

 Personelin yapacağı işe ve bölüm özelliğine göre, çalışma saatleri belirlenir.

 Tüm personel çalıştığı günler için giriş ve çıkış saatlerinde hastanenin acil girişinde ve Başhekimlik girişinde bulunan cihazlara kart okutur.

 İşe giriş ve çıkış saatleri imza föyü ile takip edilir.

 Nöbet listeleri aylık olarak birim sorumlusu tarafından hazırlanıp HBYS‟ne işlenir, sicil amiri tarafından onaylanır.

10.Kıyafet Tanımları

 Sağlık Hizmetleri Sınıfı kadrosundaki personeller Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliğinde belirlenmiş kadro/unvanına göre kıyafet giyer. Diğer personeller 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun Kılık Kıyafet Yönetmeliğinde belirtilen şartlara uygun kıyafet giyer.

11.Çalışan Sağlığı ve Güvenliği Süreci

 Hastanemizde personelin sağlığı ve güvenliği, hem kurumun kalite ve hasta güvenlik programının da bir parçası olması açısından hem de personel sağlığının, memnuniyetinin ve verimliliğinin sağlanması açısından önemsenir.

 Her yıl İş Sağlığı Güvenliği Kurulu tarafından işbirliği ile revize edilen sağlık tarama programı kapsamında tüm çalışanların gerekli tetkik ve muayenesi yapılmaktadır. Sonuçlar İş Yeri Hekimi tarafından değerlendirilir.

12.Kariyer Geliştirme, Planlama ve Yönetim Süreci

 Kariyer planlaması, 657 Sayılı Kanunun Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği hükümlerine göre işletilir.

 Hastanemizde, çalışan talepleri veya yöneticilerin tespit ettiği ihtiyaçlar doğrultusunda Halk Eğitim Merkezi ile iletişime geçilerek ücretsiz eğitimler (İletişim, İşaret Dili vb.) düzenlenmektedir.

 Talebi üzerine çalışanlar, alanları ile ilgili özel kongre, seminer vb etkinliklere katılırlar.

 Çalışanlar ayrıca alanları ile ilgili Bakanlığın belirlediği zorunlu eğitim, kongre ve seminerlere katılırlar.

13.Çalışan Memnuniyeti

 Hastanemizde “İşi en iyi, yapan bilir’’ felsefesinden yola çıkarak;

-Tıbbi ve idari personelin yönetim sürecine pozitif katkı sağlamasını temin etmek, Yeni hizmetler geliştirmek,

-İşyeri içindeki süreçlerimizi ve uygulamalarımızı geliştirmek,

-Çalışanlarımızın görüş ve önerileri doğrultusunda, işleyişimizdeki hata ve eksiklerimizi gidermek ve bunları yaparken çalışanlarımızın da yönetim kararlarına katılımını sağlamak konuları dikkate alınır.

 Çalışan memnuniyet anketleri yılda 1 kez Aralık ayında yapılır.

 Bir sonraki ay Kalite Yönetim Birimi tarafından analizleri yapılan anketler değerlendirilir ve gerekirse iyileştirme çalışmaları yapılır.

 Çalışanlar memnuniyet ve önerilerini HBYS‟nin „şikâyet, memnuniyet, öneri‟ kısmından, hastanenin Web sayfasından ve hastanenin „öneri ve şikâyet kutularını‟ kullanarak da öneride bulunabilirler. Çalışan öneri, şikayet ve memnuniyet bildirimleri İnsan Kaynakları sorumlusu tarafından takip edilir.

 Memnuniyet anketleri, çalışan memnuniyet anketi google formlara ve görüş, öneriler hastanenin HBYS sisteminde tanımlanmıştır.

 Çalışan aracılığıyla kurumun işleyişinde karşılaşılan, hasta ve çalışan güvenliğini tehdit eden ramak kala veya gerçekleşen olaylar bildirilir.

 Çalışan memnuniyetine önem veren hastanemizde, çalışanlara özel kafeteryamız, spor salonumuz, bayan ve erkek kuaförümüz bulunmaktadır.

 Kurumumuzda yeni başlayan çalışana hoşgeldin SMS‟i, tüm çalışanlarımıza doğum günlerinde SMS gönderilir.

 Hastane genelinde Sağlıkta Hizmet Kalite Standartlarına göre çalışılmaktadır. Ayrıca Sağlıkta Akreditasyon çalışmaları hastane genelinde uygulanmaktadır.

 Standartların takibi ve uygulanması Kalite Yönetim Birimi tarafından yapılmaktadır. Değerlendirmesi ise öz değerlendirmeler ve merkezi değerlendirmelerle yapılmaktadır.

14.Hastanede engelli ve kronik hastalığı olan personele yönelik düzenleme

 Engelli ve kronik hastalığı olan personel sağlık durumuna göre uygun yerlerde çalıştırılır.

 Engelli ve kronik hastalığı olan personel gündüz vardiyasında çalışır ve fazla mesai yapmadan tatil günlerini kullanır.

 Kronik hastalığı olan personel; rutin kontrollerini yaptıracağı zaman mazeret izninden kullanır.

 Kronik hastalığı ile ilgili uygulaması gereken diyet varsa; işyeri hekimi ile görüşür ve yemekte diyetine uygun beslenmesi ve gerekirse ara öğün alması sağlanır.

15.Gebe ve emziren çalışanların çalışma alanları ve koşulları

 Kadın çalışanlar, gebe olduklarının sağlık raporuyla tespitinden itibaren doğuma kadar geçen sürede gece çalışmaya zorlanamazlar.

 Gebe veya emziren çalışan için sağlık ve güvenlik riskini veya çalışanın gebeliği veya emzirmesi üzerindeki bir etkiyi ortaya çıkardığında , ilgili çalışanın çalışma koşullarını ve/veya çalışma saatlerini, çalışanın bu risklere maruz kalmasını önleyecek bir biçimde geçici olarak değiştirir.

 Yeni doğum yapmış çalışanın doğumu izleyen iki yıl boyunca gece çalıştırılması yasaktır. Bu sürenin sonunda sağlık ve güvenlik açısından sakıncalı olduğunun sağlık raporu ile belirlendiği dönem boyunca gece çalıştırılmaz.

 Gebe veya emziren çalışan günde yedi buçuk saatten fazla çalıştırılamaz. Çalışanın tabi olduğu mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla analık ve süt izninde 22 Mayıs 2003 tarihli ve 4857 sayılı İş Kanununun 74 üncü maddesi hükümleri uygulanır.

 Kadın çalışanlar, doğumdan önce sekiz ve doğumdan sonra sekiz hafta olmak üzere toplam on altı haftalık süre için çalıştırılmamaları esastır. Çoğul gebelik halinde doğumdan önce çalıştırılmayacak sekiz haftalık süreye iki hafta süre eklenir. Ancak, sağlık durumu uygun olduğu takdirde, doktorun onayı ile kadın çalışan isterse doğumdan önceki üç haftaya kadar işyerinde çalışabilir. Bu durumda, kadın işçinin çalıştığı süreler doğum sonrası sürelere eklenir.

 Kadın çalışanın erken doğum yapması halinde ise doğumdan önce kullanamadığı çalıştırılmayacak süreler, doğum sonrası sürelere eklenmek suretiyle kullandırılır.

 Hamilelik süresince kadın çalışana periyodik kontroller için izin verilir.

 Hekim raporu ile gerekli görüldüğü takdirde, hamile kadın sağlığına uygun daha hafif işlerde çalıştırılır.

 Kadın çalışanlar doğum izni bittikten sonra ilk altı ay çocuklarını emzirmeleri için günde toplam iki buçuk saat sonraki altı ay bir buçuk saat süt izni verilir. Bu sürenin hangi saatler arasında ve kaça bölünerek kullanılacağını çalışan kendisi belirler. Bu süre günlük çalışma süresinden sayılır.

16.Uygulanan Standartlar

• Hastane genelinde Sağlıkta Hizmet Kalite Standartlarına göre çalışılmaktadır. Ayrıca Sağlıkta Akreditasyon çalışmaları hastane genelinde uygulanmaktadır.

• Standartların takibi ve uygulanması Kalite Yönetim Birimi tarafından yapılmaktadır. Değerlendirmesi ise öz değerlendirmeler ve merkezi değerlendirmelerle yapılmaktadır.

• İnsan Kaynaklarının genel hedefi, hizmet sunulan bütün alanlarda yeterli sayıda ve gerekli niteliklere sahip insan gücü bulundurmaktır. Bu bağlamda;

• İnsan Kaynakları ve Kurumsal İletişim Komisyonunda hedeflere ulaşılması için gerekli planlamalar yapılır.

• Personel Temin Planında yapılan revizyonlar HBYS doküman sisteminde yayınlanarak tüm çalışanlara duyurulur.

• Hedeflere ulaşılmaması durumunda DÖF başlatılır.

İLGİLİ DOKÜMANLAR:

657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu Dış Kaynaklı Doküman
Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği Dış Kaynaklı Doküman
4857 Sayılı İş Kanunu Dış Kaynaklı Doküman
İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetmeliği Dış Kaynaklı Doküman
Sağlık Bakanlığı İzin Yönergesi Dış Kaynaklı Doküman
Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği Dış Kaynaklı Doküman
Türkiye Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğü Taşra Teşkilatı Çalışma Usul ve Esasları hakkında Yönerge Dış Kaynaklı Doküman
Türkiye Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğü Disiplin Yönetmeliği Dış Kaynaklı Doküman
Sağlık Meslek Mensupları İle Sağlık Hizmetlerinde Çalışan Diğer Meslek Mensuplarının İş Ve Görev Tanımlarına Dair Yönetmelik Dış Kaynaklı Doküman
Yataklı Sağlık Tesislerinde Yoğun Bakım Hizmetlerinin Uygulama Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ Dış Kaynaklı Doküman
Eğitim Prosedürü